Praktické príklady súvisiace s aplikáciou zákona o ERP s účinnosťou od 1. januára 2015

Použité skratky:

• zákon o ERP - zákon č. 289/2008 Z. z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice a o zmene a doplnení zákona Slovenskej národnej rady  č. 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov a o zmenách v sústave územných finančných orgánov v znení neskorších predpisov v znení neskorších predpisov
• ERP – elektronická registračná pokladnica
• VRP – virtuálna registračná pokladnica
• DKP – daňový kód pokladnice
• SO – servisná organizácia

Otázka č. 1 Na ktoré nové služby je povinnosť od 1. januára 2015 používať ERP?

Povinnosť používať ERP od 1. januára 2015 sa vzťahuje na tieto nové služby:
Podnikateľ, ktorý poskytuje služby uvedené v prílohe č. 1 pod kódmi 

• 45. 20Oprava a údržba motorových vozidiel a to len pri oprave nákladných motorových vozidiel
• 45. 40 Predaj údržba a oprava motocyklov a ich dielov a príslušenstva
• 49.32 Taxislužba
• 55.10 Hotelové a podobné ubytovanie
• 55.20 Turistické a iné krátkodobé ubytovanie
• 55.30 Autokempingy táboriská a miesta pre karavány,
• 55.90 Ostatné ubytovanie
• 56.10 Reštauračné činnosti a mobilný predaj jedál a to len pri poskytovaní školského stravovania
• 65.11 Životné poistenie
• 65.12 Neživotné poistenie
• 69.10 Právne činnosti
• 69.20 Účtovnícke a audítorské činnosti vedenie účtovných kníh; daňové poradenstvo
• 70.10 Vedenie firiem
• 70.21 Služby v oblasti styku a komunikácie s verejnosťou
• 70.22 Poradenské služby v oblasti podnikania a riadenia
• 71.11 Architektonické činnosti
• 71.12 Inžinierske činnosti a súvisiace technické poradenstvo
• 71.20 Technické testovanie a analýzy
• 73.11 Reklamné agentúry
• 73.12 Predaj vysielacieho času
• 73.20 Prieskum trhu a verejnej mienky
• 74.10 Špecializované dizajnérske činnosti
• 74.30 Prekladateľské a tlmočnícke činnosti
• 75.00 Veterinárne činnosti
• 78.10 Činnosti agentúr sprostredkujúcich zamestnania
• 78.20 Činnosti agentúr sprostredkujúcich zamestnanie na dobu určitú
• 78.30 Ostatné poskytovanie ľudských zdrojov
• 79.11 Činnosti cestovných agentúr
• 79.12 Činnosti cestovných kancelárií
• 79.90 Ostatné rezervačné služby a súvisiace činnosti
• 80.10 Súkromné bezpečnostné služby
• 80.20 Služby spojené s prevádzkovaním bezpečnostných systémov
• 80.30 Pátracie služby
• 86.10 Činnosti nemocníc
• 86.21 Činnosti všeobecnej lekárskej praxe
• 86.22 Činnosti špeciálnej lekárskej praxe
• 86.23 Zubná lekárska prax
• 86.90 Ostatná zdravotná starostlivosť
• 93.11 Prevádzka športových zariadení s výnimkou prevádzky krytých a nekrytých kúpalísk
• 93.12 Činnosti športových klubov
• 95.11 Oprava počítačov a periférnych zariadení
• 95.12 Oprava komunikačných zariadení
• 95.21 Oprava spotrebnej elektroniky
• 95.22 Oprava domácich zariadení a zariadení pre dom a záhradu
• 95.23 Oprava obuvi a koženého tovaru
• 95.24 Oprava nábytku a domácich zariadení
• 95.25 Oprava hodín hodiniek a šperkov
• 95.29 Oprava iných osobných potrieb a potrieb pre domácnosti
• 96.03 Pohrebné a súvisiace služby
  
• 96.09 Ostatné osobné služby a to len pri  opatrovateľských službách domácich zvierat pri činnosti hotelov pre zvieratá pri službách svadobných kancelárií a pri činnosti štúdií poskytujúcich tetovanie a piercing. 
  

Podnikateľ, ktorý je povinný pri vyššie uvedených službách začať používať ERP, musí začať ERP používať najneskôr od 1. apríla 2015. To znamená, že na obstaranie, registráciu a uvedenie pokladnice do prevádzky má časový limit od 1. januára 2015 do 30. marca 2015, t. j. najneskorší termín na začatie používania je 1. apríl 2015.

Otázka č. 2 Ak podnikateľ pri poskytovaní doplnených služieb nebude prijímať hotovosť, musí tiež mať zakúpenú ERP alebo VRP?

Používanie ERP alebo VRP je podmienené nasledovnými podmienkami, ktoré musia byť splnené súčasne:

Povinnosť sa vzťahuje na fyzickú osobu alebo právnickú osobu, ktorá

• na základe oprávnenia na podnikanie (§ 2 ods. 2 Obchodného zákonníka) predáva tovar  alebo poskytuje službu taxatívne ustanovenú v prílohe č. 1 zákona o ERP, pričom
• prijíma tržbu, ktorou je platba prijatá  z predaja tovaru alebo z poskytovania služby na predajnom mieste (mieste, kde sa prijíma tržba) v hotovosti  alebo inými platobnými prostriedkami  nahrádzajúcimi  hotovosť, najmä elektronickými platobnými prostriedkami alebo poukážkou oprávňujúcou na nákup tovaru alebo poskytnutie služby; tržbou je aj platba prijatá ako preddavok.

Z uvedeného vyplýva, že ak podnikateľ nebude prijímať tržby v hotovosti, alebo inými platobnými prostriedkami, nie je povinný si zaobstarať ERP alebo VRP.

Pre úplnosť uvádzame, že bezhotovostné prijímanie tržieb, t. j. prevodný príkaz v banke, internetbanking, úhrada poštovou poukážkou na účet podnikateľa nepodlieha povinnosti evidencie na ERP alebo VRP.

Otázka č. 3 Ako bude VRP fungovať?

Podľa zákona o ERP VRP je prostredie zriadené Finančným riaditeľstvom SR na jeho webovom sídle. Pôjde o aplikáciu, program, ktorý bude komunikovať prostredníctvom koncového zariadenia, ktorým je elektronické zariadenie, ktoré umožňuje prístup do prostredia VRP a tlač pokladničných dokladov, iných dokladov a iných výstupov z VRP. Koncovým zariadením  sú napr. počítač, notebook, tablet, mobilný telefón a tlačiareň. K používaniu VRP bude na web stránke finančného riaditeľstva k dispozícii  príslušný manuál.

Používať bude možné len VRP, ktorá je zriadená na webovom sídle finančného riaditeľstva.
VRP je v podstate zariadenie prepojené on-line systémom s informačnými systémami finančnej správy, a preto pre jej fungovanie je potrebné aj internetové pripojenie.

Pri používaní ERP je potrebné mať aj knihu ERP, takáto kniha pri používaní VRP neexistuje.

Otázka č. 4 Odkedy môže podnikateľ používať VRP a čo je k tomu potrebné vykonať?

VRP je možné začať používať od 1. apríla 2015.

VRP sa môže používať až po registrácii  na ktoromkoľvek daňovom úrade a po pridelení kódu VRP. K registrácii je potrebné predložiť písomnú žiadosť (vzor bude uverejnený na web stránke finančného riaditeľstva). Po zaregistrovaní daňový úrad odovzdá podnikateľovi prihlasovacie údaje, ktoré bude podnikateľ používať na prístup do VRP. Na jedno predajné miesto (napr. prevádzku, ambulanciu) bude vytvorený len jeden prístup do VRP.

Otázka č. 5 Aké sú obmedzenia používania VRP?

Podnikateľ môže používať VRP len, ak počet vydaných pokladničných dokladov v jednom kalendárnom mesiaci nie je viac ako 1 000 za všetky predajné miesta. Ak teda podnikateľ má viac prevádzok, ktoré sú vlastne samostatné predajné miesta, tak súčet vydaných pokladničných dokladov vyhotovených VRP za tieto miesta spolu nesmie byť vyšší ako 1 000/ mesiac.

Príklad

• v apríli podnikateľ prekročí limit 1 000 PD
• v posledný deň mesiaca máj – 31. 05. finančné riaditeľstvo ukončí používanie VRP
• podnikateľ začne používať ERP najneskôr od 1. júna (podnikateľ má mesiac na uvedenie ERP do prevádzky)

Opätovné používanie VRP nie je možné.


VRP áno  od 1. apríla 2015

• pre podnikateľov, ktorí poskytujú novo doplnené služby
• pre podnikateľov, ktorí budú predávať tovar, alebo poskytovať aj staré  služby a táto činnosť im vznikne prvýkrát od. 1. apríla 2015

VRP nie od 1. apríla 2015

• pre súčasných podnikateľov, ktorí už používajú ERP (nie je možné prejsť na VRP) táto možnosť bude až od 1. januára 2016
• pre tých podnikateľov, ktorým vznikne prvýkrát povinnosť evidencie tržieb pri predaji tovaru a pri poskytovaní starých služieb od 01. 01. 2015 do 31.03.2015 – budú môcť používať VRP až od 1.januára 2016

Otázka č. 6 Musia lekári alebo taxikári používať len VRP?

Podnikatelia, ktorí poskytujú služby, ktoré boli s účinnosťou od 1. januára 2015 doplnené do prílohy č. 1 sa môžu rozhodnúť, či budú používať ERP alebo VRP. Ako je uvedené v otázke č. 5, sú na používanie VRP určité obmedzenia, a preto si dotknutý podnikateľ musí sám zvážiť a rozhodnúť, ktorý typ registračnej pokladnice bude pre neho najvhodnejší.

Výber ERP alebo VRP platí rovnako aj na podnikateľov, ktorí predávajú tovar alebo poskytujú doterajšie služby (viď odpoveď na otázku č. 5).

Otázka č. 7 Ak má podnikateľ viac predajných miest, musí na všetkých používať len ERP alebo len VRP?

Podnikateľ si môže vybrať na ktorom predajnom mieste bude používať ERP a na ktorom VRP, t. j. je možné, že bude používať oba druhy registračnej pokladnice.

Otázka č. 8 Aký postup je potrebný pre uvedenie ERP do prevádzky?

Podmienky a postup sú nasledovné:

• vybrať a zakúpiť si certifikovanú ERP alebo počítač, ktorý je doplnený certifikovanou fiskálnou tlačiarňou (počítač môže byť aj ten, ktorý už podnikateľ používa)
• zakúpiť si knihu ERP
• na web stránke finančného riaditeľstva si z registra servisných organizácií vybrať servisnú organizáciu, ktorá bude vykonávať servis jeho ERP
• následne s vyplnenými identifikačnými údajmi v knihe ERP a fotokópiou certifikátu ERP alebo fiskálnej tlačiarne ísť na ktorýkoľvek daňový úrad a požiadať o pridelenie DKP
• po pridelení DKP, ERP uvádza do prevádzky SO.

Fotokópiu certifikátu  získa podnikateľ pri kúpe ERP alebo fiskálnej tlačiarne. Predávajúci je povinný mu fotokópiu certifikátu  s doplneným výrobným číslom ERP alebo výrobným číslom fiskálnej tlačiarne odovzdať.

Otázka č. 9 Aké sú ďalšie povinnosti podnikateľa?

Ďalšie povinnosti podnikateľa , sú napr.:

• zabezpečiť vykonanie povinnej údržby ERP každých päť rokov
• ak dôjde k porušeniu plomby na ERP ohlásiť túto skutočnosť na miestne príslušnom daňovom úrade - používanie ERP, ktorá nie je zaplombovaná je zakázané používať
• ERP umiestniť na každom predajnom mieste tak, aby údaje na zobrazovacom zariadení boli zákazníkovi čitateľné
• na predajnom mieste umiestniť komunikačný kábel k ERP, ktorý slúži  daňovému úradu alebo colnému úradu na prepojenie ERP a počítača na účely kontroly a exportu kontrolných záznamov a obsahu fiskálnej pamäte a má umožniť daňovému úradu alebo colnému úradu pripojiť sa k ERP prostredníctvom počítača; to neplatí, ak je pripojenie ERP k počítaču zabezpečené bezdrôtovou technológiou
• pokladničný doklad vydať bezodkladne po jeho vyhotovení; iný doklad, napr. „NEPLATNÝ DOKLAD“, kópiu pokladničného dokladu nesmie odovzdať
• označiť tovar alebo službu na pokladničnom doklade tak, aby toto označenie bolo jednoznačné a bolo možné odlíšiť tovar alebo službu od iného tovaru alebo inej služby, pričom sa môže uvádzať aj skrátený názov tovaru alebo služby
• na každom predajnom mieste sprístupniť vyobrazenie pokladničného dokladu, ktorý vyhotovuje svojou ERP alebo VRP tak, aby toto bolo pre kupujúceho jednoznačné, prehľadné, zrozumiteľné, ľahko prístupné a dobre čitateľné;  na  vyobrazenom pokladničnom doklade sa musí zvýrazniť DKP, dátum, čas, celkovú sumu platenej ceny a ochranný znak
• vytlačiť doklad označený slovom „VKLAD“, ak bude do ERP alebo VRP okrem prijatej tržby vložená iná hotovosť; môže ísť napr. o vklad hotovosti, ktorý bude vykonaný z dôvodu, aby v pokladnici bola hotovosť na vydávanie zákazníkovi
• vyhotoviť  „NEPLATNÝ DOKLAD“, ktorý sa vyhotovuje v týchto prípadoch:

• pri zaznamenávaní údajov v rámci skúšobnej prevádzky,
• pri uvedení ERP do prevádzky a po jej oprave,
• v rámci zaškolenia fyzickej osoby, ktorá bude evidovať tržby v ERP alebo
• v rámci vyhotovovania ďalších iných dokladov, ktoré nie sú pokladničnými dokladmi a obsahujú informácie o cene tovaru alebo služby; toto sa nevzťahuje na doklady, ktoré budú vyhotovené pri predaji tovaru alebo pri poskytnutí služby, za ktoré bude tržba prijatá bezhotovostne.

Otázka č. 10 Aké uzávierky musí podnikateľ vyhotovovať, ak používa ERP a aké, ak používa VRP?

Podľa zákona o ERP sa vyhotovuje denná uzávierka, intervalová a prehľadová uzávierka.

Dennú uzávierku podnikateľ vyhotovuje len za dni, v ktorých mal tržbu a vyhotovuje sa kedykoľvek  raz za deň.

Na požiadanie  daňového úradu alebo colného úradu je podnikateľ povinný ihneď na predajnom mieste alebo v lehote určenej daňovým úradom alebo colným úradom vytlačiť intervalovú uzávierku alebo prehľadovú uzávierku a poskytnúť ju zamestnancom daňového úradu alebo colného úradu.

Prehľadovú uzávierku si podnikateľ môže vyhotoviť aj pre svoje účely kedykoľvek v priebehu dňa.

Intervalová uzávierka môže byť súhrnná alebo podrobná. Ak podnikateľ chce, napr. vedieť aké boli jeho tržby za príslušný mesiac v úhrne, dá si vyhotoviť súhrnnú mesačnú uzávierku. Ak chce vedieť aké boli jeho tržby za daný mesiac, pričom chce vedieť výšku jednotlivých položiek, napr. obrat, záporný obrat, kumulovaný obrat, storná a podobne, dá si vyhotoviť podrobnú intervalovú uzávierku.

Pri používaní VRP nie je povinnosť vyhotovovať dennú uzávierku a prehľadovú alebo intervalovú uzávierku si podnikateľ môže vyhotoviť pre svoje potreby. Ak by podnikateľ potreboval vedieť údaje o denných tržbách, je možné dennú uzávierku vyhotoviť v rámci intervalovej uzávierky v rozsahu jedného dňa alebo, ak by potreboval mesačnú uzávierku, tak v rozsahu daného mesiaca.

Otázka č. 11 Aký postup musí podnikateľ uplatniť, ak dôjde k poruche ERP alebo výpadku VRP.

Ak podnikateľ nemôže použiť ERP pre závažný dôvod, ktorý vznikol bez jeho zavinenia okrem výpadku elektrického napájania alebo  internetového pripojenia, je povinný túto skutočnosť bez zbytočného odkladu nahlásiť servisnej organizácii, a zároveň bez zbytočného odkladu do knihy ERP zaznamená dôvod, dátum a čas akéhokoľvek prerušenia prevádzky ERP.  Podnikateľ do knihy ERP zaznamená  aj dátum a čas nahlásenia poruchy ERP servisnej organizácii a v prípade odovzdania ERP servisnej organizácii do opravy aj dátum a čas tohto odovzdania. Rovnako je potrebné do knihy ERP bez zbytočného odkladu zaznamenať dátum a čas opätovného začatia prevádzky ERP.   

Počas prerušenia prevádzky ERP alebo VRP je podnikateľ  povinný vyhotovovať paragón. Paragón sa vyhotovuje v dvoch vyhotoveniach, pričom originál paragónu bez zbytočného odkladu odovzdá zákazníkovi a kópiu si ponechá. Paragóny sa číslujú vzostupne bez prerušenia a obsahujú údaje ako pokladničný doklad okrem ochranného znaku, pričom ako DKP podnikateľ uvedie DKP, ktorej prevádzka je prerušená.  Kópie paragónov sú podkladom na vyhotovenie dennej uzávierky. Náhradnú evidenciu formou paragónov a následné vyhotovenie dennej uzávierky z nich podnikateľ uplatní  aj pri používaní VRP.

Údaje z vyhotovených paragónov je podnikateľ povinný zaevidovať v ERP alebo VRP, ktorej prevádzka  bola prerušená, najneskôr do desiatich kalendárnych dní po uplynutí mesiaca, v ktorom bola prevádzka ERP alebo VRP obnovená. 

Ak dôjde pri VRP k poruche koncového zariadenia (počítača, notebooku, tablet, mobilného telefónu, tlačiarne) je podnikateľ povinný obnoviť prevádzku tohto zariadenia do 48 hodín od vzniku poruchy alebo si do 48 hodín zaobstarať náhradné koncové zariadenie.

Otázka č. 12 Musia si pri používaní ERP alebo VRP nejaké doklady aj archivovať?

Pri používaní ERP je  povinnosť

• uchovávať dátové médiá, na ktorých sú kontrolné záznamy a obsah fiskálnej pamäte do uplynutia lehoty na zánik práva vyrubiť daň alebo rozdiel dane (§ 69 zákona č. 563/2009 Z. z. v znení neskorších predpisov),
• predložiť na požiadanie daňového úradu alebo colného úradu kontrolné záznamy v listinnej podobe alebo v elektronickej podobe v čitateľnom textovom formáte v ustanovenej lehote,
• predložiť na požiadanie daňového úradu alebo colného úradu obsah fiskálnej pamäte v elektronickej podobe za požadované obdobie,
• používať také dátové média, u ktorých výrobca garantuje uchovanie údajov na nich uložených minimálne do uplynutia lehoty na zánik práva vyrubiť daň alebo rozdiel dane (§ 69 zákona č. 563/2009 Z. z. v znení neskorších predpisov),
• uchovávať kópie paragónov, denné uzávierky, pokladničné doklady vyhotovené pri zaevidovaní paragónov do ERP, doklady označené slovami  „NEPLATNÝ DOKLAD“ chronologicky usporiadané po dobu piatich rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom boli vyhotovené,
• uchovávať doklad označený slovom „VKLAD“ počas dňa, v ktorom bol vyhotovený,
• používať na vytlačenie tlačových výstupov pásku, na ktorej sa údaje uchovajú po dobu piatich rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom boli vyhotovené.

Pri používaní VRP je povinnosť

• uchovávať kópie paragónov, doklady označené slovami  „NEPLATNÝ DOKLAD“, pokladničné doklady vyhotovené pri zaevidovaní paragónov do ERP chronologicky usporiadané po dobu piatich rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom boli vyhotovené,
• uchovávať doklad označený slovom „VKLAD“ počas dňa, v ktorom bol vyhotovený,
• používať na vytlačenie tlačových výstupov pásku, na ktorej sa údaje uchovajú po dobu piatich rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom boli vyhotovené.

Otázka č. 13 Ako je zabezpečené on-line prepojenie ERP s informačnými systémami finančnej správy?

Podľa splnomocňovacieho ustanovenia zákona o ERP (§ 4 ods. 2 písm. b) devätnásty bod)  budú podmienky  on-line pripojenia ERP s informačnými systémami finančnej správy ustanovené všeobecne záväzným právnym predpisom (vyhláška).

Podľa vyhlášky bude zatiaľ postačujúce, aby ERP bola len pripravená na to, aby sa v ďalšej etape (v budúcnosti) do nej mohlo pripojiť technické zariadenie, a to komunikačné zariadenie, ktoré bude v ďalšej fáze on-line pripojenia zabezpečovať prenos vybraných údajov z ERP do informačných systémov finančnej správy. Uvedené znamená, že ERP, ktoré budú uvádzané na trh od 1. januára 2015 nemusia byť ešte vybavené komunikačným zariadením.

Podrobnejšie technické požiadavky zatiaľ nie sú vyšpecifikované a budú predmetom riešenia v ďalšej etape projektu on-line pripojenia ERP  s informačnými systémami finančnej správy.

Pre úplnosť ešte uvádzame, že ak výrobca, dovozca alebo distribútor ERP nebude mať od 1. januára 2015 do 31. marca 2015 certifikát, ktorý deklaruje splnenie požiadavky on-line pripojenia, vydá vyhlásenie, ktorým  deklaruje splnenie tejto požiadavky. Predajca ERP alebo fiskálnej  tlačiarne je  povinný odovzdať podnikateľovi pri ich kúpe kópiu tohto vyhlásenia, ktoré sa bude predkladať spolu s knihou ERP a fotokópiou certifikátu pri pridelení DKP.

Podnikatelia, ktorí už v súčasnosti používajú ERP, môžu túto používať aj naďalej s tým, že ak sa rozhodnú túto vymeniť za novú, musia si už obstarať a uviesť do prevádzky takú, ktorá spĺňa požiadavku on-line pripojenia.